Via het Gebruikersoverzicht in het admin-panel beheer je als beheerder de toegang van alle gebruikers op het platform. Je kunt hier nieuwe gebruikers toevoegen, bestaande gebruikers (de)activeren, gebruikers uitloggen van al hun apparaten en wachtwoorden resetten.
In dit artikel lees je hoe je deze handelingen stap voor stap uitvoert en wat de gevolgen ervan zijn.
Voor het beheren van gebruikers heb je beheerdersrechten (admin) nodig. Het Gebruikersoverzicht is niet zichtbaar voor reguliere gebruikers.
Hoe werkt het Gebruikersoverzicht?
Het Gebruikersoverzicht is de centrale plek waar je álle gebruikers van je omgeving in één lijst ziet staan. Per gebruiker kun je acties uitvoeren via het menu Acties (de drie puntjes rechts op de regel van de gebruiker).
Vanuit dit overzicht kun je:
- Gebruikers toevoegen: losse gebruikers handmatig aanmaken, of meerdere gebruikers tegelijk via een data-import.
- Gebruikers deactiveren of heractiveren: tijdelijk of permanent de toegang van een gebruiker intrekken of herstellen.
- Gebruikers uitloggen: een gebruiker op alle apparaten in één keer uitloggen — handig bij verlies of diefstal.
- Wachtwoord resetten: een gebruiker een e-mail sturen waarmee zij een nieuw wachtwoord kunnen instellen.
Content die een gebruiker heeft geplaatst — zoals documenten en informatiepagina's — blijft bewaard op het platform, ook na het deactiveren van die gebruiker.
Een losse gebruiker toevoegen
Volg de onderstaande stappen om handmatig één gebruiker aan te maken. Voor het toevoegen van meerdere gebruikers tegelijk gebruik je een data-import (zie het artikel over data-imports).
- Ga naar het admin-panel en navigeer naar het Gebruikersoverzicht.
- Klik rechtsboven op Nieuwe gebruiker aanmaken.
- Vul de gegevens van de nieuwe gebruiker in en selecteer welke rechten deze persoon krijgt.
- Klik op Maken om de gebruiker aan te maken.
Je keert daarna terug naar het Gebruikersoverzicht en ziet bovenaan een bevestiging dat de nieuwe gebruiker is aangemaakt.
Bij het aanmaken kun je het selectievakje voor de welkomstmail aan- of uitvinken. Vink het uit als je een nieuwe medewerker pas op de eerste werkdag toegang wilt geven. Je kunt de welkomstmail dan later vanuit het profiel van de gebruiker alsnog versturen.
Voeg je een gebruiker zonder welkomstmail tóch alvast toe aan groepen, dan ontvangt diegene wél meldingen vanuit die groepen. Vanuit zo'n melding kan de gebruiker echter géén wachtwoord aanmaken. Stuur in dat geval eerst de welkomstmail vanuit het profiel.
Een gebruiker deactiveren
Door een gebruiker te deactiveren trek je de toegang tot het platform in. De content die deze gebruiker heeft geplaatst, zoals documenten en informatiepagina's, blijft behouden.
- Ga naar het admin-panel en open het Gebruikersoverzicht.
- Zoek de gebruiker op die je wilt deactiveren.
- Klik aan de rechterkant op de drie puntjes onder Acties. Je ziet nu de basisinformatie van de gebruiker (e-mailadres, naam en rechten).
- Klik op Deactiveer gebruiker.
- Klik op OK om te bevestigen.
De gebruiker heeft nu geen toegang meer tot het platform.
Een gedeactiveerde gebruiker terugzetten
Standaard worden gedeactiveerde gebruikers niet getoond in het Gebruikersoverzicht. Je kunt ze zichtbaar maken via de filters.
- Open het Gebruikersoverzicht.
- Vink in de filters Toon geblokkeerde gebruikers aan.
- Zoek de gebruiker op en klik op de drie puntjes onder Acties.
- Kies de optie om de gebruiker te heractiveren (terugzetten).
Een gebruiker uitloggen van alle apparaten
Met deze actie log je een gebruiker in één keer uit van alle apps en browsers waarin diegene was ingelogd. De gebruiker moet daarna opnieuw inloggen. Dit is bijvoorbeeld nuttig wanneer een apparaat is gestolen of kwijtgeraakt.
- Ga naar het admin-panel en navigeer naar het Gebruikersoverzicht.
- Zoek de gebruiker op in de lijst.
- Klik aan de rechterkant op de drie puntjes onder Acties.
- Klik op de optie om de gebruiker van alle apparaten uit te loggen.
Een wachtwoord van een gebruiker resetten
Met deze actie stuur je de gebruiker een e-mail waarmee diegene een nieuw wachtwoord kan instellen. Dit is bijvoorbeeld handig als een gebruiker zijn of haar wachtwoord vergeten is en geen reset-mail kan ontvangen.
- Ga naar het Gebruikersoverzicht.
- Zoek de gebruiker op en klik op de drie puntjes onder Acties.
- Kies de optie om het wachtwoord te resetten.
De gebruiker ontvangt direct een e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.
Problemen oplossen
Ik kan een gedeactiveerde gebruiker niet terugvinden
- Controleer of je in de filters van het Gebruikersoverzicht Toon geblokkeerde gebruikers hebt aangevinkt.
- Controleer of je op de juiste naam of het juiste e-mailadres zoekt.
Een nieuwe gebruiker heeft geen welkomstmail ontvangen
- Bij het aanmaken stond het selectievakje voor de welkomstmail wellicht uitgevinkt. Verstuur de welkomstmail alsnog vanuit het profiel van de gebruiker.
- Vraag de gebruiker om zijn of haar spam-folder te controleren.
Een gebruiker ontvangt groepsmeldingen maar kan geen wachtwoord aanmaken
- Dit gebeurt wanneer een gebruiker wel aan groepen is toegevoegd, maar nog geen welkomstmail heeft gehad. Stuur de welkomstmail alsnog vanuit het profiel van de gebruiker zodat diegene een wachtwoord kan instellen.
Het lukt niet om een gebruiker te (de)activeren of uit te loggen
Neem in dat geval contact op met support via support.plek@bcs-hr.com.