Tijdens de lancering van jouw platform kan je ervoor kiezen om alvast alle gebruikers in te laden, zonder direct een welkomstmail te versturen. Een welkomstmail kan verschillende doelen dienen en dat is afhankelijk van de manier waarop gebruikers bij jullie kunnen inloggen. In dit artikel leggen we de verschillende scenario's uit.
Waarom een welkomstmail sturen?
Het is belangrijk om eerst onderscheid te maken tussen twee situaties:
- Gebruikers moeten inloggen met een Plek account. Een Plek account bestaat uit een unieke combinatie van een e-mail adres en wachtwoord, die alleen wordt gebruikt voor de toegang tot Plek: in dit geval dienen gebruikers via de welkomstmail een wachtwoord voor Plek aan te maken. Zolang er geen wachtwoord is aangemaakt, krijgen gebruikers geen toegang tot Plek.
- Gebruikers loggen in via een koppeling met jullie personeelsbestand: In de meeste gevallen verloopt de inlogprocedure via het systeem waarin jullie gebruikers zijn opgeslagen. Gebruikers kunnen direct inloggen met het bestaande wachtwoord dat daar wordt gebruikt. Meestal is dat de inlognaam en het wachtwoord dat ook wordt gebruikt voor het aanmelden op de werkcomputer. De welkomstmail fungeert in dit geval slechts als notificatie waardoor gebruikers op de hoogte worden gebracht van jullie Plek. De welkomstmail verwijst via een knop ook direct naar jullie Plekomgeving. Maken jullie (deels) gebruik van inloggen via jullie personeelsbestand? Neem dan altijd eerst contact op met jullie accountmanager voordat je een welkomstmail verstuurt.
Een welkomstmail versturen naar alle gebruikers
Als je de generieke welkomstmail wilt versturen naar alle gebruikers, onderneem je de volgende stappen:
1. Ga met je muis over jouw naam heem.
2. Klik op Admin panel.
Je bent nu direct in het gebruikersoverzicht.
3. Klik bij E-mail (linker navigatiemenu) op Welkomstmail.
4. Als de inhoud juist is kun je de e-mail versturen. Klik daarvoor op Stuur naar alle gebruikers.
De welkomstmail wordt nu naar alle gebruikers gestuurd. De gebruikers kunnen gelijk na het ontvangen van de e-mail een wachtwoord aanmaken en inloggen in Plek. In het Admin panel kun je bij Status e-mails (in de zijbalk aan de linkerkant) zien of de e-mails goed zijn verzonden, en of ze zijn geopend.
Een welkomstmail versturen naar alle gebruikers zonder actief account
Het is ook mogelijk om alleen een welkomstmail te versturen naar alle gebruikers die nog niet actief zijn. In dat geval kies je hierboven bij stap 4 voor Stuur naar gebruikers die hun account niet hebben geactiveerd.
Een welkomstmail versturen naar één gebruiker
Als je een gebruiker apart wilt uitnodigen, kan dat op de volgende manier:
1. Ga naar het admin panel (zie stap 1 hierboven).
Je komt standaard terecht in het overzicht van alle gebruikers.
2. Zoek de gebruiker die je wilt uitnodigen en klik op het potloodje aan de rechterkant.
Je komt nu terecht bij de basisinformatie over de betreffende gebruiker: e-mailadres, naam en rechten.
3. Klik op Welkomstmail versturen (onderaan).
Alleen de geselecteerde gebruiker krijgt nu de e-mail.
Probeer voordat je gebruikers uitnodigt al wat invulling te geven aan jullie Plek: zorg voor een aantal groepen en berichten. Zo maak je de nieuwe gebruiker gelijk enthousiast om ook berichten te schrijven of groepen aan te maken.
Voorbeeld van een welkomstmail voor gebruikers die inloggen via een Plek account (eerste situatie zoals hierboven beschreven). Loggen (een aantal van) jullie gebruikers in via een koppeling met het personeelsbestand? Neem dan eerst contact op met jullie accountmanager voordat je een welkomstmail wilt versturen.