Inleiding

Met de redactionele workflow laat je berichten in een kanaal eerst beoordelen voordat ze online gaan. Een bericht doorloopt dan de stappen Concept → In beoordeling → Goedgekeurd → Gepubliceerd. Zo voorkom je dat gevoelige of organisatiebrede communicatie ongecontroleerd op het platform verschijnt.

In dit artikel lees je hoe de workflow werkt, hoe je als beheerder een kanaal instelt, hoe je als schrijver een bericht ter beoordeling indient en hoe je als beoordelaar berichten goedkeurt of afwijst.

Hoe werkt de redactionele workflow?

Een beheerder zet de workflow per kanaal aan en bepaalt wie berichten in dat kanaal mag beoordelen. Vanaf dat moment kan een schrijver een bericht in dat kanaal niet meer direct plaatsen. Het bericht gaat eerst naar een beoordelaar.

Een bericht doorloopt deze statussen:

1. Concept: de schrijver werkt aan het bericht. Alleen de schrijver ziet het.
2. In beoordeling: de schrijver heeft het bericht ingediend. Het bericht is vergrendeld en wacht op de beoordelaar.
3. Goedgekeurd: de beoordelaar heeft het bericht goedgekeurd. Het staat klaar om geplaatst te worden.
4. Gepubliceerd: het bericht staat online en is zichtbaar in het kanaal.

Er zijn drie rollen in de workflow:

• Schrijver: iedereen die in het kanaal mag schrijven. Dient een bericht ter beoordeling in en kan het tussentijds intrekken.
• Beoordelaar: keurt berichten goed of wijst ze af met feedback. Wie beoordelaar is, bepaalt de beheerder per kanaal. Beheerders en superbeheerders kunnen altijd beoordelen.
• Beheerder: zet de workflow aan of uit per kanaal en stelt beoordelaars en afwijzingsredenen in.

Wie mag wat?

Onderstaande tabel laat zien welke acties per rol beschikbaar zijn.

Goed om te weten:

• Gebruikers met externe toegang, demo-accounts en alleen-lezen-accounts kunnen nooit beoordelaar zijn.
• Zolang een bericht In beoordeling of Goedgekeurd is, kan alleen de toegewezen beoordelaar de inhoud nog aanpassen. De schrijver moet het bericht eerst intrekken.
• Heeft het bericht een publicatiedatum in de toekomst? Dan kun je alleen een content manager, beheerder of superbeheerder als beoordelaar kiezen. Andere gebruikers kunnen een ingepland bericht namelijk nog niet zien.
• Dien je een al gepubliceerd bericht opnieuw ter beoordeling in? Dan gaat het bericht offline tot het opnieuw is goedgekeurd en geplaatst.

De workflow instellen op een kanaal (beheerder)

Als beheerder zet je de workflow per kanaal aan en bepaal je wie mag beoordelen.

Workflow aanzetten

1. Ga naar het Beheerpaneel.
2. Klik op Kanalen.
3. Klik op het potloodicoon achter het kanaal dat je wilt instellen, of maak een nieuw kanaal aan.

4. Scrol naar het onderdeel Redactionele workflow.

   

5. Zet de schakelaar Redactionele workflow inschakelen aan. Er verschijnen nu extra velden.

   

6. Kies bij Welke rol mag beoordelen? een rol, bijvoorbeeld content manager. Iedereen met deze rol mag berichten in dit kanaal beoordelen. Dit veld is optioneel.
7. Kies bij Welke gebruikers mogen beoordelen? één of meer personen. Dit veld is optioneel. Beheerders en superbeheerders mogen altijd beoordelen, ook als je ze hier niet kiest.
8. Kies bij Standaardbeoordelaar voor dit kanaal de persoon die standaard als beoordelaar wordt ingevuld bij nieuwe berichten. Je kunt alleen kiezen uit gebruikers die volgens de vorige twee velden mogen beoordelen. De schrijver kan per bericht een andere beoordelaar kiezen.
9. Typ bij Afwijzingsredenen een reden en druk op Enter. Herhaal dit voor elke reden, bijvoorbeeld Feitelijke onjuistheid, Toon of Hoort in ander kanaal. Beoordelaars kunnen deze redenen kiezen bij het afwijzen. Dit veld is optioneel.
10. Klik op Opslaan. De workflow is nu actief voor dit kanaal.

Workflow uitzetten

1. Open het kanaal in het Beheerpaneel via Kanalen en het potloodicoon.
2. Zet de schakelaar Redactionele workflow inschakelen uit.
3. Klik op Opslaan.

4. Staan er op dat moment berichten In beoordeling of Goedgekeurd? Dan zie je de vraag Redactionele workflow uitzetten? met het aantal berichten. Klik op Uitzetten en terugzetten om te bevestigen.

   

Een bericht ter beoordeling indienen (schrijver)

In een kanaal met workflow plaats je een bericht niet direct. Je dient het in bij een beoordelaar.

1. Klik op Bericht maken en kies voor de uitgebreide berichteditor. Je kunt ook een bestaand concept openen.

2. Kies bij de bestemming het kanaal met de workflow. Rechts verschijnt nu het paneel Redactionele workflow met de status Concept.

   

3. Schrijf je bericht zoals je gewend bent.
4. Controleer bij Beoordelaar wie je bericht gaat beoordelen. De standaardbeoordelaar van het kanaal staat al ingevuld. Kies eventueel iemand anders uit de lijst.

5. Klik onderaan op Ter beoordeling indienen. Je bericht wordt eerst opgeslagen als concept en daarna ingediend.

   

6. De status verandert in In beoordeling. De beoordelaar krijgt een melding. Je bericht is nu vergrendeld tot de beoordelaar een beslissing heeft genomen.

Een ingediend bericht intrekken

Zie je nog een fout terwijl het bericht in beoordeling is? Trek het dan terug.

1. Open het bericht via Berichten → Concepten of via de melding.
2. Klik onderaan op Intrekken.
3. De status gaat terug naar Concept. Je kunt het bericht weer bewerken en opnieuw indienen. De beoordelaar krijgt een melding dat je het bericht hebt ingetrokken.

Feedback verwerken na een afwijzing

1. Je krijgt een melding: [Naam] heeft je bericht teruggestuurd met feedback. Klik op de melding om het bericht te openen.

2. Lees in het paneel Redactionele workflow onder Laatste feedback wat de beoordelaar heeft opgemerkt. Een gekozen afwijzingsreden zie je als label boven de feedback.

   

3. Pas je bericht aan.
4. Klik opnieuw op Ter beoordeling indienen.

Een goedgekeurd bericht plaatsen

1. Je krijgt een melding: [Naam] heeft je bericht goedgekeurd. Open het bericht.
2. In het paneel zie je de status Goedgekeurd en de tekst Dit bericht is goedgekeurd en klaar om te publiceren.
3. Klik onderaan op Plaatsen. Je bericht staat nu online in het kanaal.

Berichten beoordelen (beoordelaar)

Als beoordelaar vind je alle berichten die op jou wachten op de pagina Mijn beoordelingen.

De pagina Mijn beoordelingen openen

1. Ga naar Berichten in het menu.

2. Klik in de linkerbalk op Mijn beoordelingen. Je ziet nu alle berichten die aan jou zijn toegewezen, plus berichten zonder beoordelaar in kanalen die jij mag beoordelen.

   

3. Gebruik het kanaalfilter, het zoekveld of de sortering (oudste of nieuwste eerst) om een bericht te vinden.
4. Klik op een bericht om het te openen in de berichteditor.

Een bericht goedkeuren

1. Lees het bericht. Als toegewezen beoordelaar mag je kleine aanpassingen in de tekst doen. Klik dan eerst op Wijzigingen opslaan.

2. Klik onderaan op Goedkeuren. Het bericht krijgt de status Goedgekeurd en de schrijver krijgt een melding om het te plaatsen.

   

3. Wil je het bericht meteen online zetten? Klik dan op ⋯ Meer acties en kies Goedkeuren en plaatsen. Het bericht wordt direct gepubliceerd en de schrijver krijgt daarvan een melding.
4. Na je beslissing kom je terug op Mijn beoordelingen.

Een bericht afwijzen

1. Klik onderaan op Afwijzen.

2. Kies in het venster Bericht afwijzen eventueel een Reden. Je ziet alleen redenen die de beheerder voor dit kanaal heeft ingesteld.

   

3. Typ bij Feedback wat de schrijver moet aanpassen. Dit veld is verplicht en mag maximaal 500 tekens bevatten.
4. Klik op Afwijzing bevestigen.
5. Het bericht gaat terug naar Concept. De schrijver krijgt een melding en leest je feedback in de berichteditor.

Problemen oplossen

Ik zie de knop Plaatsen niet, alleen Ter beoordeling indienen

• Het kanaal heeft de redactionele workflow aan. Berichten in dit kanaal moeten eerst beoordeeld worden.
• Alleen beoordelaars van het kanaal kunnen direct plaatsen, via ⋯ Meer acties → Plaatsen.
• Wil je toch zonder beoordeling plaatsen? Vraag een beheerder om je toe te voegen als beoordelaar van het kanaal.

Bij het snel plaatsen van een bericht zie ik de melding dat berichten in dit kanaal moeten worden beoordeeld

• Het snelle berichtvak op de startpagina ondersteunt de workflow niet.
• Gebruik de uitgebreide berichteditor via Bericht maken. Daar kun je een beoordelaar kiezen en indienen.

Ik kan mijn bericht niet bewerken

• Staat je bericht In beoordeling? Dan is het vergrendeld. Klik op Intrekken, pas het aan en dien het opnieuw in.
• Staat je bericht op Goedgekeurd? Dan kun je het alleen nog plaatsen. Wil je toch iets aanpassen, vraag dan de toegewezen beoordelaar om de wijziging te doen, of plaats het bericht en bewerk het daarna. Een gepubliceerd bericht dat je opnieuw indient, gaat offline tot het weer is goedgekeurd.

Ik kan geen beoordelaar kiezen

• Je kunt alleen kiezen uit gebruikers die volgens de kanaalinstellingen mogen beoordelen. Vraag een beheerder om een rol of personen in te stellen bij Welke rol mag beoordelen? of Welke gebruikers mogen beoordelen?.
• Heeft je bericht een publicatiedatum in de toekomst? Dan zie je alleen content managers, beheerders en superbeheerders. Zet de publicatiedatum op nu of kies een van hen.
• Wil je een andere beoordelaar terwijl het bericht al in beoordeling is? Trek het bericht eerst in, kies een andere beoordelaar en dien opnieuw in.

Ik zie Mijn beoordelingen niet in de linkerbalk

• Je bent geen beoordelaar. Vraag een beheerder om je rol of je naam toe te voegen bij de workflow-instellingen van het kanaal.
• Je hebt een account met externe toegang, een demo-account of alleen-lezen-account. Deze accounts kunnen niet beoordelen.

Ik zie het onderdeel Redactionele workflow niet in de kanaalinstellingen

• Alleen beheerders en superbeheerders zien dit onderdeel. Controleer je rol.
• Ben je beheerder en ontbreekt het onderdeel toch? Neem contact op met support.plek@bcs-hr.com.

Ik krijg de melding dat het bericht zojuist door iemand anders is gewijzigd

• Iemand anders heeft het bericht net goedgekeurd, afgewezen of ingetrokken. Ververs de pagina en bekijk de nieuwe status in het paneel Redactionele workflow.

Mijn probleem staat er niet bij

Neem contact op met support als het probleem aanhoudt. Stuur een e-mail naar support.plek@bcs-hr.com en vermeld het kanaal en de titel van het bericht.