Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (United Kingdom)
English (United Kingdom)

Een (sub)groep aanmaken en beheren

 

Inleiding

Met groepen en subgroepen organiseer je collega's en faciliteer je samenwerking binnen BCS Connect. Per groep bepaal je zelf welke functies beschikbaar zijn, wie de groep kan zien en welke rol gebruikers hebben.

In dit artikel lees je hoe je een groep of subgroep aanmaakt, groepsfuncties en privacy-instellingen kiest, beheerders en rollen instelt en leden toevoegt.

Let op:
Welk gebruikerstype een nieuwe groep mag aanmaken, wordt platformbreed ingesteld. Heb je niet de juiste rechten? Neem dan contact op met je beheerder.

 

Hoe werken groepen en subgroepen?

Een groep is een centrale plek waar leden met elkaar communiceren en samenwerken. Subgroepen gebruik je om kleinere teams of deelgroepen binnen een hoofdgroep te organiseren.

  • Groep: de hoofdstructuur, bijvoorbeeld een afdeling, project of locatie.
  • Subgroep: een kleiner team binnen een hoofdgroep, met eigen leden en instellingen.
  • Groepsfuncties: de tools die je per groep aan- of uitzet, zoals tijdlijn, agenda, chat en documenten.
Info:
Alle instellingen van een groep kun je later nog aanpassen. Je hoeft dus niet bij het aanmaken al alles definitief te kiezen.

 

Groepstypen en groepsfuncties

Bij het aanmaken van een groep kies je eerst een groepstype. Het groepstype bepaalt welke functies standaard zijn ingeschakeld.

Beschikbare groepstypen (afhankelijk van je platform):

  • Groep
  • Project
  • Afdeling
  • Locatie
  • Divisie

Beschikbare groepsfuncties (afhankelijk van het template):

  • Tijdlijn
  • Agenda
  • Documenten
  • Groepspagina's
  • Groepschat
  • Applicaties
  • Boekingstool
  • Samenwerken
Tip:
De standaard groepstypen kunnen op platformniveau worden aangepast. Stuur een e-mail naar support.plek@bcs-hr.com als je hier wijzigingen in wilt.

 

Privacy-instellingen van een groep

Met de privacy-instellingen bepaal je wie de groep kan zien en wie lid kan worden. Er zijn drie soorten groepen:

Open groep

  • De groep en de inhoud zijn voor iedereen zichtbaar.
  • Gebruikers kunnen zelf lid worden, eventueel op aanvraag.
  • Je kunt instellen dat een beheerder eerst toestemming moet geven.
  • Niet-leden kunnen, indien ingeschakeld, posten en reageren.

Besloten groep

  • De groep is zichtbaar voor iedereen.
  • De inhoud is alleen zichtbaar voor leden.
  • Lid worden kan via aanmelding of op uitnodiging.

Verborgen groep

  • De groep is alleen zichtbaar voor leden.
  • De groep verschijnt niet in de groepenlijst.
  • Lid worden kan alleen op uitnodiging.
Tip:
Personaliseer je groep met een afbeelding en een welkomstbericht, zodat nieuwe leden meteen weten waar de groep over gaat.

 

Een nieuwe groep aanmaken

Volg deze stappen om een nieuwe groep aan te maken:

  1. Ga in de navigatiebalk met je muis over Groepen, of klik op Groepen.

  2. Klik op + Nieuwe groep.

    Knop Nieuwe groep in het Groepen-menu

  3. Kies een groepstype, bijvoorbeeld Groep, Project, Afdeling, Locatie of Divisie.
  4. Controleer bij Groepsfuncties of alle gewenste functies aanstaan. Klik op het pijltje om functies aan of uit te zetten.
  5. Stel de privacy-instellingen in (open, besloten of verborgen).
  6. Geef de groep een naam en eventueel een afbeelding en welkomstbericht.
  7. Klik op Aanmaken. Je groep is nu klaar voor gebruik.

Een subgroep aanmaken

Subgroepen koppel je aan een hoofdgroep. Dit kan alleen als je groepsbeheerder bent van de hoofdgroep, of als je platformbeheerder bent.

  1. Ga in de navigatiebalk met je muis over Groepen.
  2. Klik op + Nieuwe groep.

  3. Klik bij Privacy-instellingen op Maak hier een subgroep van.

    Optie Maak hier een subgroep van bij de privacy-instellingen

  4. Selecteer de hoofdgroep uit de lijst.
  5. Geef de subgroep een duidelijke naam.
  6. Kies wie lid mag worden:
    • Alleen leden van de hoofdgroep
    • Ook leden buiten de hoofdgroep
  7. Stel de privacy-instellingen in en klik op Aanmaken.
Info:
Bestaande groepen kun je later omzetten naar subgroepen, en subgroepen kun je koppelen aan een andere hoofdgroep.

 

Groepsbeheerders en groepsrollen instellen

Per groep kun je meerdere beheerders aanwijzen en de rol van leden aanpassen. Zo bepaal je wie wat mag doen binnen de groep.

  1. Open de groep en klik op Groepsleden.
  2. Klik op de drie puntjes naast de gebruiker waarvan je de rol wilt wijzigen.

  3. Klik op Wijzig gebruiker.

    Menu Wijzig gebruiker bij een groepslid

  4. Kies de gewenste rol en sla de wijziging op.
Tip:
Voeg een groep toe aan je favorieten door op de bladwijzer rechtsboven op de groepspagina te klikken. Zo vind je de groep makkelijk terug.

 

Leden uitnodigen of toevoegen

Volg deze stappen om leden aan een groep toe te voegen:

  1. Klik op Groepen in de navigatiebalk.
  2. Klik op de groep waaraan je iemand wilt toevoegen.
  3. Klik op Groepsleden.
  4. Klik op Voeg leden toe.

  5. Selecteer de gewenste gebruiker(s) uit de lijst.

    Lijst met gebruikers om aan de groep toe te voegen

  6. Klik op Nodig leden uit, of klik als admin op Leden toevoegen.
Info:
Uitgenodigde leden verschijnen onder Uitgenodigde leden totdat ze de uitnodiging accepteren. Direct toegevoegde leden zijn meteen zichtbaar in de groepsledenlijst.

 

Problemen oplossen

Ik kan geen nieuwe groep aanmaken

  • Controleer of je voldoende rechten hebt. Per groepstype kan een ander rechtenniveau gelden voor het aanmaken.
  • Vernieuw de pagina en probeer het opnieuw.
  • Vraag je platformbeheerder of je gebruikerstype groepen mag aanmaken.

Ik kan geen subgroep koppelen aan een hoofdgroep

  • Controleer of je beheerder bent van de hoofdgroep.
  • Platformbeheerders kunnen alle zichtbare groepen als hoofdgroep selecteren.

Een gebruiker kan geen lid worden

  • Controleer de privacy-instellingen van de groep.
  • Controleer of goedkeuring door een beheerder is vereist.
  • Bij een verborgen groep kun je alleen lid worden via een uitnodiging.

Het probleem blijft bestaan

Lukt het nog steeds niet? Stuur dan een e-mail naar support.plek@bcs-hr.com.