Inleiding

Een taxonomie is een filtersysteem waarmee je kenmerken toekent aan onderdelen van je platform, zoals documenten, pagina's en evenementen. Met taxonomie vinden je collega's sneller wat ze zoeken en blijven grote hoeveelheden content overzichtelijk.

In dit artikel lees je wat taxonomie is, hoe je een nieuwe taxonomie aanmaakt en termen toevoegt, hoe je een meertalige taxonomie opzet en hoe je documenten filtert. Aan het einde vind je veelvoorkomende problemen met oplossingen.

Hoe werkt taxonomie?

Een taxonomie bestaat uit een naam (bijvoorbeeld Afdeling) en een set termen (bijvoorbeeld HR, Finance, IT). Je koppelt een taxonomie aan één of meer onderdelen van het platform. Gebruikers kunnen die onderdelen vervolgens filteren op de termen die jij hebt aangemaakt.

Je kunt een taxonomie aan de volgende onderdelen koppelen:

• Documenten
• Pagina's
• Agenda
• Berichten
• Groepen
• Gebruikers
• Reserveringen
• Journeys
• Taken

Een nieuwe taxonomie aanmaken

Volg deze stappen om een nieuwe taxonomie op te zetten:

1. Beweeg je muis over je naam in de navigatiebalk en klik op Admin panel.
2. Klik in het linkermenu op Configuraties en daarna op Taxonomie.

3. Klik op + Nieuw.

   

4. Vul onder Algemene instellingen een duidelijke naam in voor de taxonomie in het veld Naam taxonomie, bijvoorbeeld Afdeling.
5. Klik, indien gewenst, op het vertaalicoon naast het naamveld om vertalingen toe te voegen voor de beschikbare talen.
6. (Optioneel) Schakel Selectie van meerdere termen toestaan in als gebruikers meer dan één term tegelijk uit deze taxonomie moeten kunnen toepassen.
7. (Optioneel) Schakel Taxonomie verplicht maken in als bij het maken of bewerken van content altijd een term uit deze taxonomie geselecteerd moet worden. Deze optie wordt op dit moment alleen ondersteund voor berichten en documenten.
8. Vink onder Module(s) de onderdelen aan waar deze taxonomie beschikbaar moet zijn: Pagina, Bericht, Gebruikers, Agenda, Groep, Document, Reserveringen, Journeys of Taak. Je kunt meerdere modules selecteren.

9. Stel onder Bevoegdheden drie afzonderlijke toegangsniveaus in:

   • Rollen die termen mogen toepassen – wie content mag taggen met termen uit deze taxonomie (Externe gebruiker, Gebruiker, Contentmanager, Admin).
   • Rollen die termen mogen bekijken – wie de taxonomie en de termen als filter mag zien (Gast, Demo, Externe gebruiker, Gebruiker, Contentmanager, Admin).
   • Rollen die termen mogen aanmaken – wie nieuwe termen mag toevoegen aan deze taxonomie (Externe gebruiker, Gebruiker, Contentmanager, Admin).

   Standaard zijn alle rollen geselecteerd voor elk niveau. Vink rollen uit om de toegang te beperken.

10. Klik op Maken. De taxonomie verschijnt nu in het overzicht.

Termen toevoegen aan een taxonomie

Een taxonomie zonder termen kan nog niets filteren. Voeg termen toe via deze stappen:

1. Klik in het taxonomie-overzicht op de naam van de taxonomie of op het potlood-icoon om deze te openen.
2. Klik op + Nieuwe term.
3. Vul in het venster Nieuwe term aanmaken een naam in voor de term in het veld Naam.

4. Klik op Toevoegen. De term wordt toegevoegd aan de lijst en is direct bruikbaar.

   

Herhaal stap 2 tot en met 4 om meer termen toe te voegen.

De volgorde van termen wijzigen

Je kunt de weergavevolgorde van termen wijzigen door ze te slepen. Klik en houd de sleep-handle (het stippen-icoon) links van een term vast en sleep de term naar de gewenste positie.

Een term bewerken of verwijderen

Klik op het drie-puntenmenu (⋯) rechts naast de term om een bestaande term te bewerken of te verwijderen. Kies Bewerken om de term een andere naam te geven, of Verwijderen om de term definitief weg te halen.

Instellingen van een taxonomie wijzigen

Nadat je een taxonomie hebt aangemaakt, kun je de naam, de gekoppelde modules en de bevoegdheden op elk moment aanpassen.

1. Open de taxonomie vanuit het overzicht door op de naam of het potlood-icoon te klikken.
2. Klik in het paneel Taxonomie-instellingen rechts op het drie-puntenmenu (⋯).
3. Kies Bewerken om de instellingen aan te passen, of Verwijderen om de taxonomie definitief te verwijderen.

Termen importeren en exporteren

Je kunt termen in bulk beheren via de import- en exportfuncties bovenaan de bewerkpagina van de taxonomie.

• Exporteren – Downloadt de huidige lijst met termen, bijvoorbeeld om te gebruiken als sjabloon of als back-up van de taxonomie.
• Importeren – Uploadt een bestand met termen om deze in bulk aan de taxonomie toe te voegen.

Een meertalige taxonomie aanmaken

Werkt jouw organisatie in meerdere talen? Dan kun je een taxonomie en de bijbehorende termen vertalen, zodat iedereen de filters in zijn eigen taal ziet.

1. Ga naar het Admin panel.
2. Klik op Configuraties en daarna op Taxonomie.
3. Klik op + Nieuw.
4. Vul de titel van de taxonomie in het veld Naam taxonomie in, in je standaardtaal.
5. Klik op het vertaalicoon naast het naamveld en vul de vertalingen in voor de overige beschikbare talen.
6. Stel de modules en bevoegdheden in en klik op Maken.

Documenten filteren met taxonomie

Zodra een taxonomie is gekoppeld aan documenten, kunnen gebruikers de documentenpagina filteren op termen.

1. Klik in de navigatiebalk op Documenten.

2. Bekijk de filters aan de linkerkant van de pagina, bijvoorbeeld Thema, Type, Afdeling, Jaar of Bestandstype.

   

3. Klik op een term om alleen documenten te tonen die met dat kenmerk zijn getagd.
4. Selecteer extra termen om je resultaten verder te verfijnen.
5. Vink een term opnieuw uit om dat filter te verwijderen.

Een document controleren via de preview

Wil je weten of je het juiste document hebt gevonden? Klik op een document om de preview te openen. In de preview zie je:

• De inhoud van het document
• De omschrijving (als deze is ingevuld)
• De gekoppelde tags en taxonomie-kenmerken

Sluit de preview door rechtsboven op het kruisje te klikken.

Problemen oplossen

Ik zie geen taxonomie-filters bij documenten

• Controleer of de taxonomie is gekoppeld aan Document in de sectie Module(s) van het Admin panel.
• Controleer of jouw rol weergave-rechten heeft voor de taxonomie.
• Controleer of er al documenten zijn die met termen uit deze taxonomie zijn getagd. Zonder gelabelde documenten verschijnen er nog geen filters.

Ik kan geen termen toevoegen of selecteren

• Controleer je bevoegdheden voor de taxonomie. Mogelijk heb je alleen weergave-toegang, zonder rechten om termen toe te passen of aan te maken.
• Neem contact op met de beheerder om de instellingen Rollen die termen mogen toepassen of Rollen die termen mogen aanmaken aan te passen.

De instelling "verplicht" lijkt niet te werken

• De optie Taxonomie verplicht maken wordt op dit moment alleen ondersteund bij berichten en documenten. In andere modules heeft deze instelling geen effect.

Vertalingen verschijnen niet

• Controleer of je vertalingen hebt toegevoegd voor zowel de taxonomienaam als elke afzonderlijke term, via het vertaalicoon in de betreffende velden.
• Controleer in welke taal je platform staat ingesteld; alleen ingevulde vertalingen worden getoond.

Het probleem houdt aan

Komt er geen oplossing uit? Stuur een e-mail naar support.plek@bcs-hr.com. Vermeld de naam van de taxonomie, de betreffende termen en het onderdeel waar je het probleem ervaart.