De AI assistent (bèta) is jouw slimme assistent op jouw platform. De assistent helpt je snel en gemakkelijk de juiste informatie te vinden zonder zelf door alle documenten en informatiepagina's te hoeven zoeken. Dankzij kunstmatige intelligentie (AI) kan de AI assistent alle content binnen Plek doorzoeken en relevante antwoorden geven op jouw vragen. Ook kan de assistent je helpen bij het schrijven of vertalen van content.
De AI assistent staat niet standaard ingeschakeld.
Wil je de AI Assistent activeren? Mail naar support.plek@bcs-hr.com.
De AI assistent gebruikt Azure AI om slimme antwoorden te geven op vragen binnen ons platform. Dit gebeurt via verschillende AI-diensten:
- Azure OpenAI: Genereert antwoorden op basis van beschikbare informatie.
- Azure AI Services: Zorgt voor veilige opslag en optimalisatie, zodat antwoorden zo nauwkeurig mogelijk zijn. OpenAI is hier een onderdeel van.
Als er geen relevante informatie binnen het platform beschikbaar is, baseert de AI assistent zijn antwoorden op algemene kennis uit openbare datasets.
Wat kan de AI assistent?
De AI assistent heeft momenteel twee functionaliteiten:
-
Zoeken naar informatie
Vind snel en efficiënt antwoorden op jouw vragen zonder handmatig door alle informatiepagina’s en documenten te bladeren. -
Helpen bij het maken van berichten
Of je nu inspiratie, vertalingen of verbeteringen nodig hebt: de AI assistent ondersteunt je bij het schrijven van aantrekkelijke en kwalitatieve content.
Zoeken met de AI assistent
1️⃣ Stel een vraag
Typ je vraag in de chat met de AI assistent.
Voorbeeld: “Hoe vraag ik verlof aan?”
Of gebruik een van de vooraf ingestelde prompts.
2️⃣ Zoeken in het platform
De AI assistent scant alle infopagina’s en documenten om relevante informatie te vinden.
3️⃣ Formuleren van een antwoord
De assistent geeft een duidelijk en beknopt antwoord op basis van de gevonden informatie.
4️⃣ Bronverwijzingen
Je krijgt een overzicht van de gebruikte bronnen, zodat je kunt doorklikken naar de originele documenten.
De AI assistent gebruiken voor berichten
Bij het maken van een bericht kun je de AI assistent openen via de Assistent-knop onder de teksteditor. De assistent verschijnt rechtsboven in je scherm.
Een bericht maken: begin met een prompt
Weet je niet hoe je moet beginnen? Gebruik een prompt om een concept te laten maken.
Voorbeeld:
"Maak een bericht waarin je aankondigt dat twee nieuwe medewerkers, Ella en Nathan, vanaf maart 2025 starten als Sales-stagiairs."
Tevreden met het resultaat?
- Klik op Copy om de tekst naar je klembord te kopiëren.
- Klik op Play om de tekst direct in de posteditor te plaatsen.
Een bericht verbeteren
Heb je al een concept maar wil je het verfijnen?
- Schrijf je concept in de teksteditor.
- Klik op de AI assistent-knop en kies een prompt om je tekst te verbeteren.
- De assistent herschrijft, vereenvoudigt of optimaliseert jouw tekst.
ℹ️ Let op: De assistent werkt altijd met de inhoud van de teksteditor. Zorg dat de laatste versie van je tekst erin staat.
Welke informatie gebruikt de AI assistent?
✅ Platformbrede documenten en informatie
✅ Documenten en infopagina’s van groepen waarvan jij lid bent
Als er geen relevante informatie wordt gevonden, gebruikt de assistent algemene kennis uit publieke datasets (tot een bepaald moment).
Is mijn data veilig?
Ja. De AI assistent is ontwikkeld met Azure AI, dat voldoet aan strenge beveiligings- en privacystandaarden:
- Jouw data blijft van jou: Microsoft gebruikt jouw gegevens niet om AI-modellen te trainen.
- Sterke versleuteling: Data wordt altijd versleuteld tijdens verzending en opslag.
- Veilige toegang: Alleen geautoriseerde personen hebben toegang via Azure Active Directory.
- Voldoet aan GDPR en ISO-certificeringen: Inclusief ISO 27001 en SOC 2.
- Volledige transparantie: Plek kan altijd controleren hoe data wordt verwerkt en opgeslagen.
Vereisten voor de AI assistent
- Actuele content: Alle informatie moet up-to-date zijn.
- Voldoende infopagina’s: Een goed gevulde kennisbank zorgt voor betere antwoorden.
- Logische structuur: Duidelijke hoofd- en subpagina’s helpen de assistent om verbanden te begrijpen.
Beperkingen van de AI assistent
❌ Kan geen afbeeldingen doorzoeken (alleen tekst).
❌ Geen toegang tot externe documenten (zoals SharePoint of Google Drive).
❌ Antwoorden zijn gebaseerd op beschikbare informatie en vraagstelling; hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
Tips voor een effectieve PROMPT
...
1. Wees specifiek en duidelijk
Hoe specifieker je vraag, hoe beter de assistent kan reageren. Vermijd vage of te brede vragen.
Slecht voorbeeld: "Vertel me iets over ziekteverzuim."
Goed voorbeeld: "Hoe moet ik mezelf ziek melden volgens het beleid op mijn afdeling?"
2. Gebruik context
Geef de assistent voldoende context zodat het antwoord beter aansluit op jouw vraag.
Slecht voorbeeld: "Hoe werkt het?"
Goed voorbeeld: "Hoe werkt het proces om verlof aan te vragen in ons HR-systeem?"
3. Stel één vraag tegelijk
Assistenten kunnen moeite hebben met het verwerken van meerdere vragen in één prompt. Focus daarom op één vraag per keer.
Slecht voorbeeld: "Hoe vraag ik verlof aan en hoe wijzig ik mijn werkuren?"
Goed voorbeeld: "Hoe vraag ik verlof aan in ons systeem?"
4. Maak je vraag kort maar informatief
Lange, complexe zinnen kunnen verwarring veroorzaken. Formuleer je vraag helder en bondig.
Slecht voorbeeld: "Ik vraag me af of je me misschien kan uitleggen hoe de nieuwe veiligheidsprocedures werken die vorige maand zijn ingevoerd?"
Goed voorbeeld: "Kun je de nieuwe veiligheidsprocedures uitleggen die vorige maand zijn ingevoerd?"
5. Vraag om specifieke formats of stijlen
Als je een antwoord in een bepaald format of stijl wilt, geef dit dan duidelijk aan.
Slecht voorbeeld: "Wat zijn de voordelen van thuiswerken?"
Goed voorbeeld: "Kun je de voordelen van thuiswerken opsommen in een lijst van vijf punten?"
6. Vermijd dubbelzinnigheid
Als een vraag meerdere interpretaties kan hebben, zorg dan voor verduidelijking.
Slecht voorbeeld: "Wat zijn de regels?"
Goed voorbeeld: "Wat zijn de regels voor het aanvragen van verlof in mijn afdeling?"
7. Gebruik voorbeelden
Als je een specifiek soort antwoord verwacht, kun je voorbeelden geven om de assistent te helpen begrijpen wat je bedoelt.
Slecht voorbeeld: "Wat zijn de richtlijnen voor thuiswerken?"
Goed voorbeeld: "Kun je de richtlijnen voor thuiswerken opsommen, zoals werktijden en bereikbaarheidsvereisten?"
8. Geef een doel aan
Als je een specifiek doel voor ogen hebt, geef dat aan om gerichtere antwoorden te krijgen.
Slecht voorbeeld: "Hoe verbeter ik mijn presentaties?"
Goed voorbeeld: "Hoe kan ik mijn presentaties verbeteren om mijn publiek meer te betrekken?"
Met deze tips zorg je ervoor dat de AI assistent jouw vragen beter begrijpt en nuttigere en gerichtere antwoorden kan geven!
FAQ
Blijft mijn data binnen mijn omgeving?
Kort gezegd: Jouw vragen niet, maar je gegevens wel. Je gegevens verlaten de applicatie nooit en worden niet gebruikt voor het trainen van AI. De AI assistent wordt gehost via Azure Bot Services. Wanneer een gebruiker een vraag stelt aan de AI assistent (een 'prompt', in technische termen) wordt deze naar deze services gestuurd. Azure gebruikt deze gegevens tijdelijk om antwoorden te genereren. We hebben onze Azure-services geconfigureerd met Microsoft-Managed Keys voor encryptie en ze bewaren GEEN gegevens voor andere doeleinden dan het verwerken van onze verzoeken (volgens hun privacybeleid). Het bronmateriaal - Infopagina's en Documenten - wordt veilig opgeslagen in onze Elasticsearch instantie, wat betekent dat de inhoud privé en beschermd blijft.
Is mijn data zichtbaar op andere platformen?
Nee, jouw data blijft op jouw ongeving. Voor elk platform wordt een index gedraaid, waar het antwoord op jouw vraag wordt gezocht in jouw content via de AI Search Index. Bij het gebruik van AI Search Reindex in ons systeem wordt OpenAI (via Azure AI Services) gebruikt om vectorembeddingen voor de documentinhoud te maken. Deze vectoren worden vervolgens opgeslagen in onze eigen Elasticsearch-instantie. Wanneer een zoekopdracht van een gebruiker wordt verwerkt, wordt OpenAI gebruikt om de zoekopdracht om te zetten in een vector inbedding met behulp van hetzelfde inbeddingsmodel. Deze inbedding wordt vervolgens gebruikt om te zoeken naar de meest relevante inhoud in Elasticsearch.
Vectoropslag is een gespecialiseerde gegevensopslag waarmee informatie kan worden geïndexeerd en opgehaald op basis van vectorvoorstellingen. Deze vectoren, embeddings genoemd, leggen de semantische betekenis vast van gegevens die zijn ingebed. Vectoropslag wordt vaak gebruikt om te zoeken in ongestructureerde gegevens, zoals tekst, afbeeldingen en audio, om relevante informatie op te halen op basis van semantische gelijkenis in plaats van exacte trefwoordovereenkomsten. Elasticsearch is een vectoropslag.
Hoe gebruikt de AI assistent onze data om vragen te beantwoorden?
Zo werkt het:
- Data Indexering: Bij het gebruik van AI Zoeken opnieuw indexeren in ons systeem, creëert OpenAI (via Azure AI Services) speciale datarepresentaties genaamd vector embeddings voor je content.
- Data Opslag: Deze vectoren worden veilig opgeslagen in onze Elasticsearch instantie.
- Query Verwerking: Wanneer je een vraag stelt, zet OpenAI deze om in een vector embedding. Deze embedding wordt vervolgens gebruikt om de meest relevante inhoud in Elasticsearch te vinden.